出勤記錄表怎麼做？用 Excel 管理出缺勤與請假統計

出勤紀錄有兩個身分：對內是薪資計算的依據，對外是法定文件——依勞基法規定，雇主應置備勞工出勤紀錄並保存 5 年，且應記載至分鐘為止。Excel 出勤記錄表模板用代號＋公式把這件事變成每天 1 分鐘的工作。

出勤代號怎麼設計？

用一個字元代表一種狀態，是出勤表好維護的關鍵：

• V＝正常出勤、遲＝遲到、事＝事假、病＝病假
• 特＝特休、公＝公假／公出、婚喪產等依公司假別增列

代號在表頭寫清楚定義，月底公式直接用 COUNTIF 統計各代號次數，請假天數自動出來。

每月結算要看的三個數字

1. 各假別合計

事假、病假分開統計——兩者扣款方式不同（事假不給薪、普通傷病假 30 日內折半），混在一起薪資就算錯了。

2. 遲到早退次數

是否扣款依公司規章，但「有記錄」本身就是管理：規則透明，員工才服氣。

3. 與班表的差異

排了班卻沒有出勤紀錄的日子，就是要追的異常。把排班表和出勤表放在同一個活頁簿，勾稽只要一條公式。

常見問題

紙本簽到可以嗎？

法規要求的是「置備並保存出勤紀錄」，形式不拘，但紙本難統計又容易遺失；用試算表記錄、定期備份檔案，保存 5 年的要求才容易做到。細節可參考勞動部的勞動條件說明。

特休天數怎麼給？

特休依年資計算，年度終結未休完應結算工資。給假天數的年資級距請以現行法規為準，模板的特休欄位可自行對照填入。

下一步：出勤數字順了之後，接薪資計算表算薪水，整條人事流程就通了。