企業研討會籌備計畫

2025 某某產業高峰論壇基本資訊：

• 【活動名稱】 2025 某某產業高峰論壇 XX Industry Summit 2025
• 【活動主題】 「數位轉型 × 永續發展：產業新未來」
• 【活動時間】 • 日期：2025/09/20（週六） • 時間：09:00-17:30 • 報到：08:30 開始
• 【活動地點】 • 台北國際會議中心 101 會議廳 • 地址：台北市信義區信義路五段 • 交通：捷運台北 101 站

本次論壇目標設定：

• 【品牌目標】 • 強化產業領導地位 • 提升企業專業形象 • 增加媒體曝光度
• 【業務目標】 • 參與人數：500 人 • 潛在客戶：100 位 • 現場成交：300 萬元
• 【關係目標】 • 深化客戶關係 • 拓展產業人脈 • 建立合作夥伴關係
• 【知識目標】 • 分享產業趨勢 • 展示技術實力 • 促進產業交流

論壇議程安排：

擬邀請講者名單：

• 【主題演講】 • 某某某 院士 • 某某研究院 院長 • 專長：產業政策、科技發展
• 【專題論壇 A：數位轉型】 • 某某某 - 某某科技 技術長 • 某某某 - 某某顧問 合夥人 • 某某某 - 某某大學 教授
• 【專題論壇 B：永續發展】 • 某某某 - 某某企業 永續長 • 某某某 - 某某基金會 執行長 • 某某某 - 某某協會 理事長
• 【圓桌論壇】 • 5 位產業領袖 • 涵蓋製造、科技、金融、服務業 • 主持人：某某某 資深媒體人

場地配置與設備：

• 【主會場】 • 會議廳：可容納 600 人 • 座位安排：劇院式 • 舞台：6m × 4m • 講台：1 座
• 【設備需求】 • 投影設備：雙螢幕投影 • 音響設備：專業音響系統 • 麥克風：無線麥克風 6 支 • 直播設備：線上同步直播
• 【交流區】 • 報到區：入口處 • 茶敘區：會場外廊 • 展示區：贊助商攤位 • 媒體區：專訪室
• 【後勤區】 • 講者休息室 • 工作人員室 • 物料存放區

活動行銷推廣計畫：

• 【線上推廣】 • 官網活動專頁 • 社群媒體宣傳（FB、IG、LinkedIn） • EDM 發送：10,000 筆 • 線上廣告投放
• 【媒體合作】 • 媒體夥伴：3 家 • 新聞稿發布 • 專訪報導 • 活動直播
• 【產業推廣】 • 產業公協會合作 • 學術單位合作 • 企業邀請函
• 【報名機制】 • 線上報名系統 • 早鳥優惠：8 折 • VIP 邀請：免費 • 一般票價：2,000 元

贊助商合作方案：

• 【鑽石贊助】50 萬元 • 主舞台 Logo 露出 • 專屬攤位（6m） • 5 分鐘致詞機會 • VIP 席位 10 位 • 名額：1 名
• 【金級贊助】30 萬元 • 舞台側邊 Logo 露出 • 專屬攤位（3m） • VIP 席位 5 位 • 名額：3 名
• 【銀級贊助】15 萬元 • 背板 Logo 露出 • 共享攤位 • VIP 席位 3 位 • 名額：5 名
• 【贊助目標】 • 目標金額：200 萬元 • 已確認：100 萬元 • 洽談中：80 萬元

活動預算明細（單位：萬元）：

籌備團隊分工：

• 【總召集人】 • 某某某 行銷經理 • 統籌協調、決策 • 重要來賓接待
• 【議程組】 • 負責人：某某某 • 講者邀請與聯繫 • 議程內容規劃 • 簡報資料彙整
• 【行銷組】 • 負責人：某某某 • 活動宣傳推廣 • 報名系統管理 • 媒體聯繫
• 【場務組】 • 負責人：某某某 • 場地佈置 • 設備管理 • 現場執行

籌備工作時程：

• 【活動前 3 個月】 • 確定活動主題、日期 • 場地預訂 • 講者邀請啟動 • 贊助招商啟動
• 【活動前 2 個月】 • 議程確認 • 行銷推廣啟動 • 報名系統上線 • 物料設計發包
• 【活動前 1 個月】 • 講者簡報收集 • 物料製作完成 • 工作人員培訓 • 彩排安排
• 【活動前 1 週】 • 最終確認會議 • 場地佈置 • 設備測試 • 流程彩排

活動當天執行要點：

• 【報到流程】 • 08:00 工作人員就位 • 08:30 開放報到 • 報到確認、發放資料袋 • 引導入座
• 【議程執行】 • 時間控制 • 講者接待 • 設備操作 • 問題排除
• 【直播管理】 • 直播品質監控 • 線上互動管理 • 技術問題處理
• 【緊急應變】 • 講者臨時狀況 • 設備故障 • 人員不適 • 安全疏散

活動後續工作：

• 【感謝函（活動後 3 天內）】 • 講者感謝函 • 贊助商感謝函 • 參與者感謝函
• 【內容產出（活動後 2 週內）】 • 活動精華影片 • 講者簡報分享 • 活動照片集 • 新聞稿發布
• 【效益評估（活動後 1 個月內）】 • 參與者滿意度調查 • 目標達成分析 • 投資報酬率計算 • 改善建議彙整
• 【商機追蹤】 • 潛在客戶名單整理 • 業務追蹤分配 • 後續合作洽談

活動風險管理：

• 【講者風險】 • 風險：講者臨時取消 • 對策：備援講者名單 • 預防：提前確認、簽約
• 【報名風險】 • 風險：報名人數不足 • 對策：加強推廣、延長報名 • 預防：早鳥優惠、VIP 邀請
• 【設備風險】 • 風險：設備故障 • 對策：備用設備、技術人員 • 預防：提前測試
• 【天候風險】 • 風險：颱風、豪雨 • 對策：延期方案、線上備案 • 預防：投保活動保險

活動預期效益：

• 【直接效益】 • 報名收入：100 萬元 • 贊助收入：200 萬元 • 總收入：300 萬元 • 淨收益：140 萬元
• 【品牌效益】 • 媒體曝光價值：200 萬元 • 品牌形象提升 • 產業領導地位強化
• 【業務效益】 • 潛在客戶：100 位 • 預估成交：500 萬元 • 客戶關係深化
• 【長期效益】 • 產業影響力提升 • 人脈網絡擴展 • 年度品牌活動建立

籌備計畫總結： 【活動目標】 🎯 參與人數：500 人 🎯 贊助收入：200 萬元 🎯 潛在客戶：100 位 🎯 媒體曝光：200 萬元價值 【預算需求】 💰 總預算：160 萬元 📅 活動日期：2025/09/20 📍 地點：台北國際會議中心 【請求事項】 1. 核准活動籌備計畫 2. 核准活動預算 160 萬元 3. 核准人員調度安排 【聯絡資訊】 行銷部 某某某 活動經理 📧 event@company.com 📞 分機 3100 匯聚智慧，引領趨勢！