個資保護法規遵循說明

個資保護的重要性：

• 【法律要求】 • 個人資料保護法明確規範企業責任 • 違反可處 5 萬至 50 萬元罰鍰 • 情節重大可處 2 年以下有期徒刑
• 【商業風險】 • 個資外洩可能導致客戶流失 • 品牌聲譽受損難以挽回 • 可能面臨集體訴訟與鉅額賠償
• 【道德責任】 • 客戶信任我們保管他們的資料 • 尊重每個人的隱私權 • 企業社會責任的展現

個人資料的定義與範圍：

• 【定義】 得以直接或間接方式識別該個人之資料
• 【一般個資】 • 姓名、出生年月日、身分證字號 • 地址、電話、電子郵件 • 照片、指紋、聲音 • 職業、學歷、財務狀況
• 【特種個資】（需特別保護） • 醫療、基因、性生活 • 健康檢查、犯罪前科 • 工會、政治、宗教信仰
• 【注意】 即使是片段資訊，若能與其他資訊結合識別個人，也屬於個資

個資蒐集、處理、利用的核心原則：

• 【合法性】 蒐集個資必須有法律依據或當事人同意
• 【目的限制】 只能在特定目的範圍內蒐集與利用
• 【最小化原則】 只蒐集達成目的所必要的最少資料
• 【正確性】 確保個資正確、完整、最新

某某公司個資保護政策重點：

• 【蒐集前】 • 必須告知當事人蒐集目的、利用範圍 • 取得當事人書面或電子同意 • 使用公司標準同意書範本
• 【處理中】 • 依核定權限存取個資 • 不得複製至個人設備 • 不得以私人信箱傳送
• 【利用時】 • 僅限於原蒐集目的範圍 • 目的外利用需重新取得同意 • 委外處理需簽訂保密協議
• 【保存期限】 • 依法定或業務需要保存 • 期限屆滿應主動刪除 • 刪除需留存紀錄

公司個資分級管控標準：

日常工作中的個資保護規範：

• 【電子郵件】 • 寄送個資需加密或設密碼 • 確認收件人正確再寄出 • 不使用私人信箱處理公務
• 【文件管理】 • 含個資文件需鎖入櫃中 • 不得隨意影印或攜出 • 廢棄文件需碎紙處理
• 【系統使用】 • 不得共用帳號密碼 • 離開座位需鎖定螢幕 • 不得截圖或下載個資
• 【口頭交談】 • 不在公開場合討論個資 • 電話確認身分後再提供 • 不向無關人員透露

如何處理當事人行使權利？

• 【查詢權】 當事人有權查詢其個資 • 確認身分後提供 • 15 日內回覆
• 【更正權】 當事人有權要求更正錯誤個資 • 確認後立即更正 • 通知相關單位同步更新
• 【刪除權】 當事人有權要求刪除個資 • 評估是否有法定保存義務 • 無義務者應予刪除
• 【停止利用權】 當事人有權要求停止利用 • 評估影響後處理 • 記錄處理結果

發現個資外洩時的處理程序：

• 【立即通報】 發現外洩或疑似外洩，立即通報法務部 通報專線：分機 3000 通報信箱：privacy@company.com
• 【初步處置】 • 停止外洩源頭 • 保留相關證據 • 評估影響範圍
• 【調查分析】 • 確認外洩原因 • 評估受影響人數 • 評估可能損害
• 【通知義務】 • 72 小時內通知主管機關 • 通知受影響當事人 • 說明補救措施

個資保護違規案例：

• 【案例一：誤寄郵件】 某員工將含有 500 位客戶個資的名單，誤寄給外部廠商 結果：公司被罰 20 萬元，員工記過處分
• 【案例二：私自下載】 某員工將客戶資料下載至私人電腦，離職後外流 結果：公司被罰 50 萬元，員工被追訴刑責
• 【案例三：口頭洩漏】 某員工在電梯中討論客戶個資，被其他人聽到並投訴 結果：公司收到主管機關警告，員工申誡處分
• 【教訓】 • 個資保護無小事 • 疏忽可能造成嚴重後果 • 每個人都要謹慎處理

個資跨境傳輸注意事項：

• 【何時需要？】 • 將個資傳送至海外分公司 • 使用海外雲端服務儲存個資 • 委託海外廠商處理個資
• 【法規要求】 • 接收國需有適當保護水準 • 或取得當事人明確同意 • 或簽訂標準契約條款
• 【公司規定】 • 跨境傳輸需事先申請 • 法務部評估後核准 • 記錄傳輸內容與目的
• 【注意事項】 • 中國大陸有特殊規定 • 歐盟 GDPR 要求嚴格 • 不確定時請洽法務部

委託外部廠商處理個資的規範：

• 【事前評估】 • 評估廠商資安能力 • 確認廠商有適當保護措施 • 法務部審核通過
• 【合約要求】 • 簽訂個資保護條款 • 明確處理範圍與目的 • 約定保密義務與違約責任
• 【過程監督】 • 定期稽核廠商 • 確認廠商遵守規定 • 發現問題立即處理
• 【結束處理】 • 合約結束時要求廠商刪除或歸還個資 • 取得刪除證明 • 記錄處理結果

各部門個資保護責任：

個資保護常見問題：

• 【Q：名片上的資訊是個資嗎？】 A：是的，名片上的姓名、電話、email 都是個資，使用時仍需遵守規定
• 【Q：可以用客戶資料做行銷嗎？】 A：需要在原蒐集目的範圍內，或重新取得同意
• 【Q：客戶要求刪除資料，但有法定保存義務怎麼辦？】 A：向客戶說明法定義務，期限屆滿後再刪除
• 【Q：發現同事違規怎麼辦？】 A：向法務部或稽核室檢舉，公司有吹哨者保護機制

個資保護自我檢核：

• 【蒐集階段】 ☐ 是否有明確的蒐集目的？ ☐ 是否已告知當事人並取得同意？ ☐ 是否只蒐集必要的資料？
• 【處理階段】 ☐ 是否依權限存取個資？ ☐ 是否採取適當安全措施？ ☐ 是否有完整的處理記錄？
• 【利用階段】 ☐ 是否在原蒐集目的範圍內？ ☐ 是否有適當的存取控管？ ☐ 是否定期檢視利用情形？
• 【保存階段】 ☐ 是否依規定期限保存？ ☐ 期限屆滿是否主動刪除？ ☐ 刪除是否留存記錄？

個資保護重點提醒： 【核心原則】 ✅ 合法蒐集、目的限制 ✅ 最小化原則、確保正確 ✅ 安全保護、尊重權利 【日常注意】 ✅ 謹慎處理每一筆個資 ✅ 不確定時先詢問再處理 ✅ 發現異常立即通報 【違規後果】 ⚠️ 公司可能被罰款 ⚠️ 個人可能受懲處 ⚠️ 嚴重者可能有刑責 【聯絡資訊】 法務部 個資保護組 📧 privacy@company.com 📞 分機 3000 個資保護專線（24 小時） 📞 0800-XXX-XXX 保護個資，人人有責！